Sociétés commerciales - PME : Vos obligations

En matière comptable

Tenue, établissement et présentation des comptes annuels

En se référant à l’article L123-12 du Code de commerce, tout commerçant (personne morale ou personne physique) se doit de réaliser un enregistrement des mouvements liés à l’entreprise et de façon chronologique. De façon annuelle doit être établi un inventaire des éléments d’actifs et de passif afin de garantir l’existence et la valorisation du patrimoine de l’entreprise (actif et passif).

Les comptes annuels sont établis sur base de l’inventaire et de l’enregistrement des mouvements comptables de l’exercice. Ils comprennent le bilan, le compte de résultat ainsi que l'annexe comptable.

Tout commerçant ou artisan doit ,selon les articles R123-173 à 177 du code de commerce , tenir obligatoirement un livre-journal, un grand livre et un livre d'inventaire. Ces livres peuvent être tenus sous forme de documents électroniques. Les mouvements, opérations par opérations, sont enregistrés jour par jour et ventilés selon le plan comptable.

Attention, en cas d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire, le défaut de comptabilité constitue le délit de banqueroute.

En matière fiscale

Déclarations administratives

Ces déclarations doivent être produites en cas de création, modifications ou cessation d'une activité.

Ventilation des recettes

Lorsque les recettes sont passibles de taux différents, celles-ci doivent être ventilées par taux.

Établissement de factures

Une obligation de délivrance de factures existe pour tout assujetti lors de la livraison de biens ou de prestations de services ainsi que pour les acomptes perçus au titre de ces opérations.

Les mentions obligatoires devant figurer sur ces factures sont :

• - Les noms du fournisseur et du client et leurs adresses respectives,
• - Le numéro de RCS ou d'enregistrement sur un autre registre,
• - Le numéro de TVA si le vendeur en a un, sinon, et si l'opération relève de la TVA, la référence à l'article du CGI qui permet de ne pas en mettre,
• - Le numéro de TVA intra-communautaire de l'acheteur pour les ventes en dehors de la France et à destination de la CEE, en l'absence de ce numéro, la TVA est applicable sur la facture,
• - Si la société passe par un représentant fiscal, le numéro d'identification de celui-ci,
• - La date de délivrance,
• - La date de réalisation de l'opération,
• - La date d'échéance de la facture,
• - Un numéro de facturation unique basé sur une séquence chronologique et continue,
• - Pour chaque article : la dénomination, la quantité, le prix unitaire HT et le taux de TVA appliqué,
• - Tous les Rabais, Remises, Ristournes ou escomptes acquis, chiffrables et liés à cette opération,
• - Le montant total hors taxe et celui de la TVA (par taux) à payer,
• - Les Rabais, Remises, Ristournes ou escomptes acquis, non rattachables à des opérations particulières,
• - Les frais de port et d'emballage de manière distincte,
• - Le rappel du taux de pénalités encourues pour paiement tardif,
• - La référence à la disposition pertinente du Code Général des Impôts, de la directive 2006/112/CE ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une exonération, d'un régime d'autoliquidation ou du régime de la marge bénéficiaire.

Par exception et seulement depuis le 10/04/2006, dans le secteur de la restauration, il est officiellement toléré que l'identification du client soit mise par le client lui même si la facture est inférieure à 150 €uros.

Établissement de la liasse fiscale annuelle

Dans le cadre d’une société soumise au régime réel d’imposition (chiffre d’affaires supérieur à 32.100 euros pour les prestataires de services et 80.300 euros pour la vente de biens), l'administration fiscale impose une déclaration annuelle 2065 accompagnée des tableaux d’une liasse fiscale, n° 2033-A à 2033-E pour le régime réel simplifié et n° 2050 à 2059-E pour le régime réel normal (voir ci-dessous). Les résultats figurant sur la déclaration fiscale n° 2065 seront à reporter sur le bordereau de solde de l'impôt sur les sociétés.

Déclarations de TVA

Le code général des impôts prévoit une obligation périodique de déclaration de la TVA auprès du service des impôts des entreprises compétent. Cette obligation varie en fonction de l’activité pratiquée par l’entreprise et de son chiffre d’affaires annuel. Le tableau suivant récapitule les régimes applicables selon les différents cas possibles pour une entreprise commerciale.

Choix d’un régime d’imposition - Activités de type BIC / IS - 3 régimes en fonction du chiffre d’affaires

Les trois types de déclaration de TVA sont :

• - le micro-régime pour les entreprises individuelles qui correspond à la franchise en base de TVA. Le client ne déduit pas et ne facture pas de TVA, aucune obligation déclarative pour l'entreprise sauf sur option,
• - le Réel simplifié (RSI) qui correspond à quatre versements d’acompte et à une déclaration annuelle (CA12),
• - le Réel normal (RN) qui correspond à une déclaration et un paiement mensuel de la TVA.

Le défaut ou retard de production de la déclaration de TVA est susceptible d'entraîner la taxation d'office pour la période concernée par cette déclaration et l'application d'un intérêt de retard et d'une majoration de droits, égale à 5 % de la TVA due.

Impôt sur les sociétés

L'impôt sur les sociétés est calculé sur le résultat fiscal déterminé sur la déclaration de résultats n°2065, Le taux normal est de 33,333 %. Par exception et sous certaines conditions, un taux réduit de 15% est appliqué sur le résultat fiscal dans la limite de 38.120 €uros.

Le paiement de l'impôt sur les sociétés s'effectue au moyen de 4 acomptes calculés sur le résultat du dernier exercice clos aux dates du 15/03, 15/06, 15/09 et 15/12. Le paiement du solde est à régler pour le 15 du mois suivant le premier trimestre suivant la date de clôture.

Cotisation foncière des entreprises

La cotisation foncière des entreprises est un des deux éléments de la contribution économique territoriale créée en remplacement de la taxe professionnelle.

La base d'imposition est constituée de la valeur locative des biens passibles d'une taxe foncière. Le taux est celui fixé par les collectivités territoriales de chaque commune où le contribuable dispose de locaux ou de terrains. La déclaration annuelle est effectuée au plus tard le 2ème jour ouvré suivant le 1er mai de chaque année.

La cotisation foncière des entreprises est payable en général pour le mois de décembre de chaque année. Si le montant de celle-ci a dépassé 3 000 euros au cours de l'année précédente, un acompte de 50% est payable pour le 15 juin.

Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises

La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises est le deuxième élément de la contribution économique territoriale créée en remplacement de la taxe professionnelle.

La base d'imposition est constituée, comme son nom l'indique, sur la valeur ajoutée produite au cours de l'exercice précédent. Le taux applicable est théoriquement de 1,5% mais différents dégrèvements sont applicables en fonction du chiffre d'affaires réalisé. Cette cotisation est nulle notamment pour les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 500 000 €uros hors taxe.

Taxe sur les véhicules de sociétés

La taxe sur les véhicules de sociétés est due par toutes les sociétés utilisant des véhicules de tourisme.

Cette taxe n'est pas déductible du bénéfice imposable pour les sociétés passibles de l'impôt sur les sociétés à l'inverse des sociétés non passibles de l'impôt sur les sociétés.

La période d'imposition s'étend du 1er octobre au 30 septembre. La déclaration N°2855 et le règlement sont à effectuer pour le 30 novembre au plus tard.

Les modalités de calcul diffèrent selon la date de première mise en circulation et selon la date d'utilisation ou de possession, et selon s'ils appartiennent aux salariés ou aux dirigeants.

Contribution sociale de solidarité des sociétés (C3S)

Pour certains type de sociétés dont le chiffre d’affaires dépasse 760.000 euros, la loi du 3 janvier 1970 a institué une contribution fiscale anciennement appelée « Organic » et désormais connue sous le sigle C3S ( Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés). Cette contribution est égale à 0,16% du chiffre d’affaires déclaré sur les déclarations de TVA, répartit à hauteur de 0.13% pour la C3S et 0.03 pour la contribution additionnelle. La déclaration et le paiement de cet impôt doivent être effectué avant le 15 mai de chaque année. Cette obligation s’applique en vertu de l’article L645-1 à 3 du code de la sécurité sociale.

En matière sociale

Formalités d’embauche et déclaration préalable à l’embauche

L'entreprise souhaitant recruter un salarié se confronte à plusieurs obligations. En effet, l’employeur devra obligatoirement procéder à une déclaration unique d’embauche qu’il devra faire parvenir à l’URSSAF de son ressort avant l’embauche de son salarié (l’employeur pourra réaliser cette obligation jusqu’à huit jours avant l’embauche au maximum).

Cette formalité essentielle permet :

• - l’immatriculation à la sécurité sociale de la société s’il s’agit du premier salarié,
• - l’adhésion à un service de médecine du travail,
• - l’affiliation à un régime d’assurance chômage,
• - la déclaration nominative du salarié avant l’embauche,
• - la demande pour la visite médicale,
• - l'établissement de contrat de travail.

Par ailleurs et en vertu de la directive communautaire 91/533 CEE du 14 octobre 1991 applicable depuis le 1er juillet 1993, l’employeur doit obligatoirement fournir par écrit un certains nombres d’informations à son salarié sur ses conditions de travail. Afin d’éviter tout litige futur, il est préférable d’établir un contrat de travail par écrit faisant état des informations obligatoires et des conditions de travail.

Établissement des bulletins de paye et des déclarations sociales

Selon l’article L143-3 du Code du travail, l’employeur a pour obligation de fournir à chaque salarié une pièce justificative (la fiche de paie) lors de la remise du salaire. Cette pièce justificative qu’est le bulletin de paie doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires mentionnés pour leur part dans l’article R143-2 du code du travail.

Respect de la convention collective

La convention collective est un texte réglementaire permettant de préciser et d’adapter le code du travail aux différents secteurs d’activité. C’est donc une source légale à part entière d’informations et d’obligations sur les conditions de travail et les relations entre salarié et employeur. L’application d’une convention s’impose à toutes les entreprises du secteur lorsque celle-ci est étendue par décision ministérielle.

La non-application d’une convention collective est source de risques multiples et augmente le risque de litige entre salariés et employeurs.

Élections des représentants du personnel

Tout organisme de droit privé et certains établissements publics doivent organiser des élections des délégués du personnel à partir du moment où l’organisme compte plus de 11 salariés sur au moins 12 mois sur les 3 dernières années. Des exemplaires du procès verbal de l’élection devront être transmis à l’inspecteur du Travail et aux organismes compétents.

Les délégués du personnel ayant pour rôle de représenter le personnel auprès de l’employeur et de prendre part à certaines négociations (salariales) ou décisions comme la fixation des congés payés.

Suivi des congés payés

Tout salarié justifiant plus d’un mois de présence dans une entreprise pendant la période de référence (1er juin N-1 au 31 mai N), dispose d’un droit au congé à la charge de l’employeur.

La durée légale pour une période de référence complète est de 30 jours ouvrables soit 5 semaines. C’est l’employeur qui fixe les dates de congés avec l’accord du salarié ou qui accorde le droit au congé à l’initiative du salarié. Tout employeur doit donc légalement gérer les congés payés de ses employés.

Tenue d’un registre du personnel

Établi par l’employeur, le registre du personnel est un document obligatoire qui permet le suivi des emplois dans chaque établissement d’une entreprise. Il comporte obligatoirement les mentions suivantes :

• - l’identification des salariés,
• - les dates d’embauche et de départ,
• - les contrats de travail.

Les personnes employées dans le cadre de contrats d'intérim doivent figurer sur le registre du personnel.

Le registre doit être conservé dans l’entreprise cinq ans après le départ du salarié. Toute infraction étant punie d’une sanction pénale. Le registre peut être physique (support papier) ou informatique.

Déclarations liées aux arrêts de travail (maladie, accident, intempéries)

L’employeur fait l’objet d’une obligation de déclaration dans les 48 heures d’un arrêt de travail pour accident ou maladie concernant un de ses salariés auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie dont celui-ci dépend. Cette déclaration permettra l’étude et le paiement éventuel d’une indemnité journalière de sécurité sociale (IJSS) pour maintenir au salarié un certain niveau de rémunération malgré son arrêt de travail.

Pour les entreprises du secteur du bâtiment, la caisse congés intempéries du BTP permet une indemnisation et donc un maintien de salaire pour les entreprises souffrant du climat dans le cadre de leur activité. La déclaration de intempéries devra intervenir dans le mois suivant la reprise du travail.

Procédures de licenciement

Tout employeur souhaitant rompre en dehors de la période d’essai un contrat à durée indéterminée d’un salarié pour quelque motifs que soit doit respecter une procédure particulière sous peine de nullité du licenciement et de réintégration du salarié. La loi prévoit l’envoi d’une convocation à l’entretien préalable, une lettre de licenciement, le respect d’un préavis avant le départ du salarié et le versement éventuel d'indemnités selon l'ancienneté du salarié.

Transmission d’informations sociales au RSI ( DCR-Déclaration Commune des Revenus)

Dans le cadre de leur couverture médicale, sociale et de prévoyance, les gérants majoritaires de sociétés à responsabilité limitée sont affiliés au régime social des indépendants RSI. Cet organisme assure le recouvrement des cotisations et contributions sociales allocations familiales ainsi que la CSG-CRDS. Ce régime couvre pour gérants majoritaires de sociétés à responsabilité limitée aussi bien l'assurance maladie-maternité, l'assurance vieillesse, l'invalidité que le décès.

Dans le cadre de ces cotisations, la déclaration commune des revenus doit être fournie par l'assujetti auprès du RSI. Elle permet de calculer les cotisations obligatoires (allocations familiales, formation continue, maladie, vieillesse) ainsi que d’établir la base soumise à CSG-CRDS. Cette déclaration est annuelle est doit être fournie avant le 4 mai par formulaire papier et le 27 mai par le portail Internet déclaratif.

Obligation d'emploi en faveur des travailleurs handicapés

Les employeurs de plus de 20 salariés doivent employer un quota de travailleurs handicapés à raison de 6% de leurs effectifs. Une déclaration est à fournir chaque année pour le 15 février au plus tard. A défaut d'emploi, une contribution est à verser à l'AGEFIPH égale au minimum à 400 fois le SMIC horaire.

Taxe d'apprentissage

Les employeurs doivent effectuer le versement de la taxe d'apprentissage avant le 1er mars de chaque année. Son taux minimum est de 0,68% des salaires bruts versés au cours de l'année civile précédente. A défaut, le solde de régularisation, égal au double de l'insuffisance doit être versé au service des impôts des entreprises pour le 30 avril au plus tard.

Participation à la formation continue

Les employeurs de moins de 10 salariés doivent effectuer le versement de la participation à la formation continue avant le 1er mars de chaque année. Son taux est de 0,55% des salaires bruts versés au cours de l'année civile précédente. Ce taux peut être majoré en cas d'emplois sous contrat à durée déterminée ou selon les dispositions de la convention collective applicable. A défaut, le solde de régularisation, égal au double de l'insuffisance doit être versé au service des impôts des entreprises pour le 30 avril au plus tard.

Le taux minimum est de 1,05% pour les employeurs de 10 à 20 salariés et de 1,60% pour les entreprises de plus de 20 salariés. La déclaration N° 2483 doit être fournie pour le 30 avril au plus tard.

Participation à l'effort de construction

Les employeurs doivent effectuer le versement de la participation à l'effort de construction avant le 31 décembre de chaque année. Son taux minimum est de 0,45% des salaires bruts versés au cours de l'année civile précédente. A défaut, le solde de régularisation, égal à 2% du montant des salaires relatifs à l'insuffisance doit être versé au service des impôts des entreprises pour le 30 avril au plus tard, en même temps que la déclaration N°2080.

Taxe sur les salaires

Les employeurs non taxables à la TVA doivent effectuer le versement de la taxe sur les salaires, annuellement si cette taxe est inférieure à 1.000 €uros, trimestriellement si elle est comprise entre 1.000 et 4.000 €uros et mensuellement au delà de 4.000 €uros. Son taux est de 4,25% des salaires bruts individuels pour la partie inférieure à 7.491 €uros, 8,50% pour la partie comprise entre 7.491 et 14.960 euros et 13,60% au delà de 14.960 euros.

En matière juridique

Immatriculation au registre de métiers

Toute personne physique ou morale souhaitant exercer à titre principal ou secondaire une activité indépendante de production, transformation, réparation, ou prestations relevant de l’artisanat et figurant sur la liste établie par décret et dont le nombre de salariés est inférieur à 11 doit s’inscrire au répertoire des métiers.

Cette inscription nécessite que la personne physique ou le représentant de la personne morale ai suivi le stage de préparation à l’installation et qu’aucune condamnation relative à la gestion d’une entreprise n’ai été prononcée à son encontre.

Tenue d'une assemblée générale ordinaire annuelle

Conformément à l’article L225-100 du Code de commerce toute société commerciale doit produire de manière annuelle une assemblée générale ordinaire afin de statuer sur les comptes de l’exercice précédent et de décider l’affectation du résultat de l’exercice.

Les sociétés suivantes sont concernées par l’obligation supplémentaire qu’est le dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce dont elles dépendent :

• - les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL) selon l’article L232-22 du Code de commerce,
• - les sociétés de personnes (SNC, SCS), sous certaines conditions : seules les sociétés en nom collectif dont au moins l’un des associés est une personne physique ne sont pas dans l’obligation de déposer leurs comptes annuels. (cf article L232-21 du Code de commerce,
• - les sociétés par actions (SA, SAS et SCA) en vertu de l’article L232-23 du Code de commerce,
• - les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France,
• - les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS).

Les dirigeants de sociétés doivent établir un rapport de gestion et un rapport spécial sur les conventions réglementées. Ce rapport spécial est à la charge du commissaire aux comptes s'il en existe un. Ces rapports ainsi que les comptes annuels et les résolutions proposées à l'assemblée sont à joindre à la convocation des associés au moins 15 jours avant la date de l'assemblée.

Le procès verbal de l'assemblée est transcrit sur le livre des assemblées de la société.

Déclarations en cas de distribution de dividendes

En cas de distribution de dividendes, les prélèvements sociaux sont à déclarer et à acquitter dans les 15 jours suivant le mois où ils ont été mis en paiement au moyen d'une déclaration N°2777. Le taux des prélèvements est de 12,1%.

Les déclarations individuelles IFU N°2561 sont à établir pour le 15 février de l'année suivant la mise en paiement des dividendes.

Tenue d'une assemblée générale extraordinaire

Toute modification des statuts est soumise au vote de résolutions présentée dans le cadre d'une assemblée générale extraordinaire. Conformément à l'article L225-96 du Code de Commerce, elle est exclusivement compétente pour décider des changements suivants, qui ont pour conséquence des modifications statutaires. (art 1835 et 1836 du Code civil) :

• - transfert du siège social,
• - modification de la date d’arrêté des comptes,
• - augmentation ou réduction du capital social de l’entreprise (Article L225-19 du Code de commerce),
• - modification de la durée de la société,
• - modification de l’objet social,
• - changement de dénomination.

Cette assemblée est précédée d'une convocation accompagnée du rapport du ou des dirigeants ainsi que des résolutions proposées à l'assemblée.

Le procès verbal de l'assemblée, enregistré ou non selon le type de modification, et les statuts modifiés doivent être transmis au Greffe du Tribunal de Commerce pour modifier l'inscription de la société au Registre du Commerce et des Sociétés.

Le procès verbal de l'assemblée est transcrit sur le livre des assemblées de la société.

Tenue des registres légaux

Toute décision prise par l'associé unique en lieu et place de l'assemblée ou toutes les délibérations de l’assemblée des associés, du conseil d’administration ou du conseil de surveillance sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres spéciaux.

Ces registres sont tenus au siège social de la société et sont cotés et paraphés soit par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal d'instance, soit par le maire de la commune du siège social ou un adjoint au maire, dans la forme ordinaire et sans frais.

Toutefois, les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées dans les conditions mentionnées ci-dessus et revêtues du sceau de l'autorité qui les a paraphées. Dès qu'une feuille a été remplie, même partiellement, elle est jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.

En cas de consultation écrite, il en est fait mention dans le procès-verbal, auquel est annexée la réponse de chaque associé.

Le défaut de tenue des registres sociaux entraîne des sanctions pour les représentants légaux de la société.

Les différents types de registres selon les formes de sociétés :

• - EURL - SARL à associé unique : Registre des décisions de l’associé unique (Article R.223-26 du Code du commerce),
• - SARL : Registre des assemblées générales des associés (Articles R.223-24, R.221-3 et R.221-4 du Code du commerce),
• - SCI : Registre des assemblées générales des associés (Article 45 du Décret n°78-704 du 3 juillet 1978),
• - SAS : Registre des assemblées générales des associés,
• - SASU : Registre des décisions de l'associé unique (Article L.227-9 du Code du commerce),
• - SA : Registre des assemblées générales des actionnaires (Article R.225-106 du Code du commerce),
• - SA : Registre du conseil de surveillance (Article R.225-49 du Code du commerce),
• - SA : Registre des conseils d’administration (Article R.225-22 du Code du commerce),
• - SA : Registre des présences aux conseils et registre des mouvements des titres.

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